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In der VIACTIV verstehen wir Hospitationen nicht nur als Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung. Sondern auch als strategisches Instrument, um die interne Zusammenarbeit und unser bereichsübergreifendes Verständnis gezielt zu stärken. Deshalb haben wir ein Hospitationskonzept entwickelt, das Kolleginnen und Kollegen dabei unterstützt, andere Teams oder Abteilungen kennenzulernen, Prozesse besser zu verstehen und darüber hinaus ein stärkeres Miteinander in der gesamten VIACTIV ermöglicht.
Wie das Hospitationskonzept entstanden ist und was es ausmacht
Marie Moldenhauer, Fachexpertin in der Personal- und Organisationsentwicklung, hat das Konzept mitentwickelt. In einem kurzen Interview erzählt sie uns, wie das Konzept entstanden ist: „In unserem Team haben wir uns als Ziel gesetzt, einen Rahmen für alle Kolleginnen und Kollegen zu schaffen, der es ihnen erleichtert, Hospitationen zu planen und durchzuführen. Doch zunächst mussten wir den Bedarf verstehen und haben uns hierfür ein Meinungsbild eingeholt. Das Ergebnis war ein klares Ja zu mehr Hospitationen. Ein klarer Wunsch nach Hilfestellungen zur Durchführung sowie zur Planung von Hospitationen und hierzu auch schon erste konkrete Ideen. Auf Basis der Antworten haben wir Informationen, Hilfestellungen und Empfehlungen rund um Hospitationen zusammengestellt.“
Auf die Frage, was das Konzept auszeichnet, antwortet Marie: „Wir würden nicht sagen, dass es ein richtiges ‚Konzept‘ ist. Es gibt keine hundertprozentige Einheitlichkeit oder klare, verpflichtende Richtlinien zur Durchführung von Hospitationen. Die Idee ist, Unterstützung an die Hand zu geben, mit der man einen Anfang findet. Beispielsweise eine Checkliste, welche die Planung unterstützt, sowie eine zentrale Intranetseite, auf der Hospitationen von Teams offen angeboten werden und zu denen man sich anmelden kann. Oder aber auch eine Liste von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der einzelnen Abteilungen/Teams, wenn man an einer Hospitation interessiert ist.“ Dabei war ihr eines besonders wichtig: „Jedes Team hat weiterhin die Möglichkeit, Hospitationen individuell zu gestalten! Einer unserer Geschäftsbereiche hat zum Beispiel ein eigenes Konzept für sich entwickelt und hierfür Teile aus dem Unterstützungsangebot für sich übernommen und angepasst.“
Positives Feedback zu Hospitationen
Unser Anspruch bei Hospitationen ist nicht nur das reine Beobachten, sondern vor allem das Erleben, Hinterfragen und Mitdenken. Dass dies funktioniert, zeigen viele positive Rückmeldungen und Aha-Momente, wie dieser Erfahrungsbericht von Marcel Plastow, Fachexperte im Referat Verträge: „Im Rahmen meiner Teilnahme an der Kostenkonsolidierungsrunde konnte ich fundierte Einblicke in die Präsentation und Analyse von Kennzahlen im Krankengeldbereich der VIACTIV gewinnen. Besonders wertvoll war für mich der Einblick in die Zahlen sowie die daraus resultierenden Maßnahmen des Geschäftsbereichs, da ich so ein tiefergehendes Verständnis für die internen Abläufe und Entscheidungsprozesse im Zusammenhang mit Krankengeldleistungen entwickeln konnte.“
Neben fachlichem Wissen fördern Hospitationen vor allem das Verständnis für Schnittstellen und die Zusammenarbeit. Wir schätzen die Arbeit unserer Kolleginnen und Kollegen noch mehr wert, da wir jetzt ganz genau vor Augen haben, was sie jeden Tag leisten. Und wir lernen nicht nur ihre Arbeit, sondern auch einander besser kennen und haben ein Gesicht zu dem jeweiligen Namen.
Das konnte auch Volker Grube, Berater im Com Center, in seiner Hospitation feststellen: „Durch meine Hospitation kann ich noch besser mit den Kolleginnen und Kollegen anderer Teams zusammenarbeiten. Die Abläufe und Schnittstellen der einzelnen Abteilungen wurden zudem für mich viel transparenter.“ Gerade in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt gewinnt das persönliche Miteinander an Bedeutung, so Volker: „E-Mail, Webex und Co – unsere digitale Welt ist schnell und effektiv. Ein persönliches Kennenlernen während der Hospitation fördert vor allem eines: das Miteinander am Arbeitsplatz!“
