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Krankenkassen wird häufig unterstellt, dass ihre bürokratischen Mühlen langsam mahlen. Die VIACTIV hat jetzt das Gegenteil bewiesen und gezeigt, wie wichtig es ist, als Unternehmen mit flachen Hierarchien sowie klar abgestimmten Prozessen und Verantwortlichkeiten einer Krise zu begegnen. „Wir haben bereits Ende Februar einen Weg gefunden, unsere Mitarbeitenden nicht nur zeitnah über notwendige Maßnahmen zu informieren, sondern sie auf den verschiedenen Ebenen in die Entscheidungen mit einzubeziehen“, sagt Reinhard Brücker, Vorstandsvorsitzender der VIACTIV. Um klare und schnelle Lösungen für die alltäglichen Herausforderungen zu entwickeln, sei der enge Schulterschluss zwischen Personalrat, Personalabteilung und Geschäftsführung wichtig gewesen.
Technischer und logistischer Kraftakt
Zwei einschneidende Daten veranschaulichen im Nachhinein, dass hier eine Mammutaufgabe gestemmt wurde:
Am 28. Februar traf sich die „Taskforce-Corona“ zum ersten Mal, um täglich grundlegende Maßnahmen zu Technikbedarf, IT-Lösungen und Personaleinsatz bundesweit zu koordinieren. Am Ende dieses Tages gab es in Deutschland 55 Corona-Fälle. Aktuell sind es 103.228 Menschen, die sich laut Robert Koch Institut mit dem Corona-Virus infiziert haben.
Am 5. März arbeiteten zur selben Zeit maximal 8 Mitarbeitende aus dem Homeoffice. Derzeit sind es in der Spitze knapp 729 VIACTIVler*innen, die von Zuhause aus auf das System zugreifen. Um das zu erreichen, wurden hunderte Telefon-Netzteile und Netzwerkkabel beschafft, musste das Identity & Access Management für ein gesichertes Anmelden an den VIACTIV Systemen erweitert und die Bandbreite deutlich erhöht werden. In einem enormen Kraftakt schaffte es das Team des IT-Service Desk, die eigene Arbeit ins Homeoffice zu verlagern und gleichzeitig mehreren hundert Mitarbeiter*innen bei der Einrichtung von Homeoffice persönlich behilflich zu sein. Lieferengpässe erschwerten es, die notwendige Hardware zu beschaffen.
Dank großer Flexibilität konnten schließlich Zeitpläne aufgestellt werden, um direkt nach der bundesweiten Schließung von Kitas und Schulen betroffenen Eltern das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen.
Sicherer Service für Kunden und Partner
So konnten wir den Service für unsere Kunden bis auf den direkten Kontakt in den Geschäftsstellen in bekannter Qualität aufrechterhalten und werden dies gemeinsam auch in den kommenden Wochen schaffen. Bereits vor dem Shutdown waren die Kommunikationswege über E-Mail, Servicenummer, Corona-Virus Hotline, Post und VIACTIV-App gewährleistet. Arbeitgeber und Selbständige erhalten schnelle Unterstützung und werden auf speziellen Serviceseiten informiert.
Versicherte, die auf Pflegeleistungen angewiesen sind, erhalten momentan besondere Unterstützung. „Wir gehen aktiv auf Personen zu, die zwar einen Antrag auf Pflege gestellt haben, bei denen aber eine Begutachtung durch den MDK momentan nicht durchgeführt wird. Zuvorderst kümmern wir uns um unsere Kunden, die einen erstmaligen Antrag auf Leistungen aus der Pflegeversicherung stellen. Damit wollen wir auch in dieser schwierigen Zeit helfen, unbürokratisch eine Versorgung zu gewährleisten“, erklärt Andrea Rüffer, Leiterin Pflege bei der VIACTIV.
Per telefonischer Begutachtung soll die befristete Gewährung eines Pflegegrades geprüft werden. Denn die Begutachtungen vor Ort durch den Medizinischen Dienst sind zurzeit bis Herbst ausgesetzt. Antragsteller müssten sonst sehr lange auf eine Entscheidung warten.
