Feststellung der Umlagepflicht

Am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen (U2-Verfahren) nehmen grundsätzlich alle Arbeitgeber teil – selbst dann, wenn ausschließlich Männer im Unternehmen beschäftigt sind. Schließlich haben auch die Ihren Teil zu den schwangerschaftsbedingten Ausfällen in anderen Firmen beigetragen.

Wenn Sie in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, nehmen Sie automatisch am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1-Verfahren) teil.

Ausgeschlossen von einer Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 sind öffentliche Arbeitgeber (u. a. Bund, Länder, Gemeinde, sonstige Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts).

Jeweils zu Beginn eines Jahres, bei (Wieder-)Eröffnung eines Betriebes oder bei erstmaliger Einstellung von Arbeitnehmern muss durch den Arbeitgeber festgestellt werden, ob er am Ausgleichsverfahren U1 teilnimmt. Einen gesonderten Antrag stellen Sie hierfür nicht, da Sie kraft Gesetzes automatisch zur Teilnahme verpflichtet sind. Lediglich eine Wahlerklärung müssen Sie uns mit Beginn Ihres Beitragskontos einreichen, wenn Sie einen anderen als den allgemeinen Erstattungssatz in Höhe von 60 % wünschen.

Für das Kalenderjahr 2025 sind die Verhältnisse des Jahres 2024 maßgeblich.

• Hat Ihr Betrieb im ganzen Kalenderjahr 2024 bestanden, besteht Umlagepflicht zur U1, wenn mindestens acht Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wurden. Dabei ist von der Zahl der Arbeitnehmer jeweils am Ersten des Monats auszugehen.
• Hat der Betrieb nicht im ganzen Kalenderjahr 2024 bestanden, besteht Umlagepflicht zur U1, wenn in mehr als der Hälfte der Monate (jeweils am Monatsersten) nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wurden.
• Bei einer Betriebseröffnung im Jahr 2025 ist gewissenhaft zu schätzen, ob in mehr als der Hälfte der Monate bis zum Jahresende die Grenze von 30 Arbeitnehmern überschritten wird. Die danach getroffene Entscheidung bleibt auch dann maßgebend, wenn später die tatsächlichen Verhältnisse von der Schätzung abweichen.

Arbeitnehmer im Sinne des AAG

Für die Feststellung, ob bis zu 30 Arbeitnehmer regelmäßig beschäftigt werden, sieht das AAG allerdings Einschränkungen vor. Maßgeblich sind zunächst nur die Arbeitnehmer, die tatsächlich im Betrieb beschäftigt sind. Arbeitnehmer, die freiwilligen Wehrdienst oder Bundesfreiwilligendienst leisten, sich in Elternzeit befinden, Auszubildende (hierzu gehören auch Praktikanten und Volontäre), Schwerbehinderte, Hausgewerbetreibende und Heimarbeiter sowie Vorruhestandsgeldbezieher sind ebenso nicht zu berücksichtigen wie Arbeitnehmer in Altersteilzeit während einer Freistellungsphase oder Arbeitnehmer während einer voll in Anspruch genommenen Pflegezeit. Bei teilweiser Inanspruchnahme der Pflegezeit sind die für Teilzeitbeschäftigte maßgeblichen Wochenstunden zu beachten.

Teilzeitbeschäftigte werden, entsprechend ihrer Arbeitszeit, nicht in vollem Umfang gezählt. Eine hilfreiche Übersicht stellt die folgende Tabelle dar: