Die Umlagebeträge werden im Beitragsnachweis unter den Beitragsgruppen U1 bzw. U2 aufgeführt und zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (bzw. bei geringfügig Beschäftigten mit den Pauschalbeträgen) abgeführt. Es gelten somit dieselben Fälligkeitstermine.
Beitragspflichtige Einnahmen – Wovon berechnen Sie die Umlage?
Die Umlagebeträge für die U1 und die U2 werden nach den gleichen Grundsätzen wie der Gesamtsozialversicherungsbeitrag berechnet. Dabei ist das Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung (ohne einmalig gezahltes Entgelt) aller im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer und Auszubildenden bis zur Höhe der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der gesetzlichen Rentenversicherung zu berücksichtigen. Bei rentenversicherungsfreien oder von der Rentenversicherungspflicht befreiten Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen ist das Arbeitsentgelt maßgebend, nach dem die Rentenversicherungsbeiträge im Falle des Bestehens von Rentenversicherungspflicht zu berechnen wären.
In der U1 bleibt das Arbeitsentgelt bei Arbeitnehmern mit einem Zeitarbeitsvertrag bis zu vier Wochen außer Ansatz, da für sie keine gesetzliche Entgeltfortzahlung anfällt.
Dagegen ist die Umlage vom Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer zu berechnen, deren Beschäftigungsverhältnis von vornherein auf länger als vier Wochen befristet oder unbefristet angelegt ist, und bei denen das Beschäftigungsverhältnis – aus welchen Gründen ist dabei unerheblich – vor Ablauf von vier Wochen nach Beschäftigungsaufnahme endet.
Zudem ist die Umlage aus dem Arbeitsentgelt der kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmer zu erheben, wenn sie mehr als vier Wochen beschäftigt sind, unabhängig davon, ob Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit vorliegt.
Von der Umlagepflicht sind darüber hinaus erfasst das ausgezahlte Wertguthaben von Personen in der Altersteilzeit während der Freistellungsphase sowie das Arbeitsentgelt von Erwerbsunfähigkeits- und Erwerbsminderungsrentnern, von Altersrentnern und von Personen in der Elternzeit.
Zuständige Ausgleichskasse
Da die Umlagebeiträge zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag abgeführt werden, ist die Kasse zuständig, bei der der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist.
Ausnahme: Bei geringfügig Beschäftigten ist immer die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See die Einzugsstelle.
Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich versichert, so ist die Krankenkasse zuständig, bei der zuletzt eine Versicherung bestanden hat bzw. zu der auch die Beiträge für die Rentenversicherung und Arbeitsförderung gemeldet werden. Besteht eine solche Kasse nicht, entscheiden Sie als Arbeitgeber, zu welche Krankenkasse Sie die Beiträge melden.
Maschinelles Antragsverfahren
Wenn Sie einen Antrag auf Erstattung nach dem AAG einreichen möchten, ist dieser ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenfernübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfe (z. B. SV-Meldeportal) an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln.
Neben den für die Prüfung des Erstattungsanspruchs erforderlichen Daten können Arbeitgeber in diesen Anträgen unter anderem angeben, ob sie eine Erstattung in Form einer Überweisung, Verrechnung oder Gutschrift (auf dem Beitragskonto) wünschen.
Die Anträge sind an die Datenannahmestelle der für die Erstattung zuständigen Einzugsstelle zu übermitteln. Bei Ihrer VIACTIV übermitteln Sie die Daten daher an den Mobil ISC. Die Datenannahmestelle bestätigt dem Absender des Erstattungsantrags (Ersteller der Datei, zum Beispiel Arbeitgeber, Steuerberater oder Service-Rechenzentrum) die Datenannahme. Anschließend werden die Daten auf Plausibilität geprüft.
Für fehlerfreie Verarbeitungen erhält der Absender eine elektronische Verarbeitungsbestätigung. Die Daten gelten damit als dem Adressaten zugegangen. Ist die Datenlieferung allerdings fehlerhaft, wird diese von der Datenannahmestelle maschinell zurückgewiesen. Die Verarbeitungsbestätigungen und Fehlermeldungen werden dem Ersteller der Datei über den GKV-Kommunikationsserver bereitgestellt. Fehlerfreie Erstattungsanträge werden von der Datenannahmestelle an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
Erstattungsfähige Aufwendungen
Bei der VIACTIV Krankenkasse gehört zu den erstattungsfähigen Aufwendungen nach dem AAG im U1-Verfahren das an Arbeitnehmer fortgezahlte Arbeitsentgelt. Erstattungsfähig ist auch der Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung oder zur betrieblichen Altersvorsorge.
Zahlen Sie Ihren Arbeitnehmern aufgrund tarifvertraglicher Regelungen über die gesetzliche Entgeltfortzahlungsregelung hinaus Entgelt, ist dieses nicht erstattungsfähig. Auch Entgeltfortzahlungen aufgrund der Erkrankung eines Kindes dürfen wir Ihnen nicht erstatten.
Wichtiger Hinweis: Das bei krankheitsbedingter Einstellung der Arbeitsleistung im Laufe eines Arbeitstages bzw. einer Arbeitsschicht (weiter) gezahlte Arbeitsentgelt (für die ausgefallenen Arbeitsstunden dieses Tages bzw. dieser Schicht) stellt nach herrschender Rechtsmeinung keine Entgeltfortzahlung im Sinne des EFZG dar. Aus diesem Grunde ist es nach den Regelungen des AAG nicht erstattungsfähig. Ein Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung erfolgt frühestens ab dem Folgetag für die weitere Zeit der Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen.
Im U2-Verfahren erstattet die VIACTIV Ihnen
- den gezahlten Zuschuss zum Mutterschaftsgeld während der Schutzfristen,
- das fortgezahlte Arbeitsentgelt bei Beschäftigungsverboten zu 100 % sowie
- zuzüglich die auf diese Arbeitsentgelte entfallenden Arbeitgeberbeitragsanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung als Pauschale in Höhe von 20 Prozent des Arbeitsentgelts.