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Elektronisches Fahrtenbuch: Ungereimtheiten vermeiden

von Arbeitgebernewsletter | 08.11.2019
Bitte beachten Sie, dass sich die Aktualität der Inhalte immer auf das Veröffentlichungsdatum bezieht.

Elektronische Fahrtenbücher werden oft mit dem Zusatz „stressfrei“ beworben, dennoch müssen auch sie zeitnah und vollständig geführt werden. Das gilt nicht nur für die elektronische Datenaufzeichnung, sondern auch für erforderliche Ergänzungen, wie ein aktuelles Urteil zeigt. Hierüber informiert der Bund der Steuerzahler Bayern e.V. in einer Pressemitteilung.

Im konkreten Fall stritt sich ein Unternehmer, der seinen Dienstwagen auch privat nutzte, mit dem Finanzamt über sein Fahrtenbuch. Sein Dienstwagen war mit einer sogenannten Telematiklösung inklusive der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ ausgestattet. Die Hardware war nicht fest verbaut, sondern konnte in dem Fahrzeug aufgesteckt werden. Über einen GPS-Empfänger übermittelte das Gerät jeweils die aktuelle Position und zeichnete die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server auf. Der Kläger erhielt einen Online-Zugang zu den Daten, mit dem er über eine Software den Fahrten einen Zweck (z.B. Privatfahrt, Kundenfahrt) zuordnen konnte. Diese Eintragungen blieben nach der Ersterfassung zunächst frei änderbar. Erst nach Abschluss einer Periode wurde das elektronisch geführte und ergänzte Fahrtenbuch in eine nicht veränderbare PDF-Datei übertragen.

Das Finanzamt stellte bei einer Außenprüfung fest, dass der im Fahrtenbuch enthaltene Kilometerstand nicht mit den Kilometerständen aus den Werkstattrechnungen übereinstimmte und wandte für die Abrechnung der privaten Fahrten des Klägers die sogenannte 1%-Methode an. Das führte für den Kläger zu einer höheren Steuer. Zu Recht, wie das Finanzgericht Niedersachsen entschied, denn der Kläger konnte nicht nachweisen, dass er das vorgelegte Fahrtenbuch zeitnah geführt hatte. Es reicht jedenfalls nicht aus, dass nur die Geo-Daten zeitnah aufgezeichnet werden, vielmehr müssen auch alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden, so die Gerichtsmeinung. In dem Fahrtenbuch des Klägers fehlten aber Angaben, wann er seine Ergänzungen, z.B. zum Fahrtzweck, vorgenommen hatte (AZ: 3 K 107/18).

Gegen die Entscheidung hat der Kläger Beschwerde beim Bundesfinanzhof eingelegt (AZ: VI B 25/19), sodass das Urteil noch nicht rechtkräftig ist, erklärt der Bund der Steuerzahler. Dennoch zeigt die Entscheidung, dass auch elektronische Fahrtenbücher zeitnah, vollständig und manipulationssicher geführt werden sollten, denn Ungereimtheiten fallen den Finanzämtern auch hier auf, beispielsweise, wenn Werkstattrechnungen oder aber auch eingereichte Bewirtungsbelege mit den Angaben verglichen werden.

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