Das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vom 12.06.2020 (7. SGB IV-ÄndG) sieht vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen ab dem 01.01.2022 nur noch elektronisch vorgehalten werden.

Diese Neuerung steht im engen Zusammenhang mit der Einführung der verpflichtenden elektronisch unterstützten Betriebsprüfung ab 2023. Auswirkungen hat die Neuregelung auch für diejenigen, die dem Arbeitgeber solche Unterlage einreichen. So muss bereits derjenige, der eine solche Unterlage beim Arbeitgeber einreicht (ein Student reicht beispielsweise eine Immatrikulationsbescheinigung ein), dies elektronisch tun.

Zu den Unterlagen und Nachweisen, die diese Änderung betrifft, gehören u.a. die nachfolgend aufgeführten:

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht und zu einer Entsendung
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Daten zu den erstatteten Meldungen
• Daten zu Rückmeldungen der Krankenkassen
• Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
• Kopien von Anträgen auf Statusfeststellungsverfahren
• Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
• Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudenten
• Nachweis der Elterneigenschaft
• Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz

Befristete Möglichkeit zur Befreiung

Bis Ende 2026 können sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der Verpflichtung zur elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen befreien lassen.