Beitragsnachweisverfahren: Grundsätze überarbeitet

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis spätesten zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung zum 01.01.2018 überarbeitet.

Nachweis der Beiträge bei Insolvenz des Arbeitgebers
Seit dem 01.01.2017 hat ein insolventer Arbeitgeber bzw. der Insolvenzverwalter die Gesamtsozialversicherungsbeiträge vom Tag des Insolvenzereignisses an für freigestellte und weiterbeschäftigte Arbeitnehmer getrennt nachzuweisen. Daraus folgt, dass für die nach Eintritt eines Insolvenzereignisses weiterbeschäftigten und freigestellten Arbeitnehmer jeweils gesonderte Beitragsnachweise zu erstellen und an die beteiligten Einzugsstellen zu übermitteln sind.

Aus den abgegebenen Beitragsnachweisen soll für die Einzugsstelle eindeutig hervorgehen, welche Beiträge den freigestellten Arbeitnehmern und welche den weiterbeschäftigten Arbeitnehmern zuzurechnen sind. Die Einzugsstelle soll dadurch bereits mit dem Beitragsnachweis eindeutige Informationen über die voraussichtlich zu realisierenden Beitragsansprüche gegenüber dem insolventen Arbeitgeber bzw. Insolvenzverwalter erhalten.

Kennzeichen für Beiträge von freigestellten Arbeitnehmern
Zur Kennzeichnung der Beiträge für freigestellte Arbeitnehmer wurde zum 01.01.2018 im Datensatz das Feld „Kennzeichnung ab Eintritt des Insolvenzereignisses“ aufgenommen. Das Feld ist mit „1“ zu kennzeichnen, soweit die Beiträge für die freigestellten Arbeitnehmer für die Zeit ab Eintritt des Insolvenzereignisses nachzuweisen sind. Für den Nachweis der Beiträge aller anderen Arbeitnehmer ist die Grundstellung „0“ anzugeben.

Versionswechsel und Übergangsfrist bis 31.03.2018
Der Beitragsnachweis-Datensatz ist ab dem 01.01.2018 in der neuen Version „12“ zu übermitteln. Sofern das Entgeltabrechnungsprogramm noch nicht rechtzeitig umgestellt ist und die Arbeitgeber Beitragsnachweise nach dem 31.12.2017 noch in der alten Version „11“ im Jahr 2018 übermitteln, werden die Krankenkassen diese Datensätze bis zum 31.03.2018 konvertieren und anschließend auch verarbeiten. Insofern sollte ein reibungsloser Übergang zur neuen Version sichergestellt sein.

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